Política de Tratamiento de Datos

1Responsable

Responsable	SANDRA PATRICIA SUÁREZ BARRIOS, persona natural, propietaria del establecimiento de comercio ACADEMIA DE AJEDREZ PUPILOCHESS, inscrito en el registro mercantil de la Cámara de Comercio
NIT	1065647140-8
Dirección	Calle 7D # 20-30, barrio La Esperanza, Valledupar, Cesar, Colombia
Correo para datos personales	academia@pupilochess.com

Para todo lo relacionado con datos personales escríbenos a academia@pupilochess.com.

2Datos que tratamos y para qué

Del alumno: identificación (tipo y número de documento; no pedimos copia del documento), nombre, fecha y lugar de nacimiento, sexo, ubicación, asistencia y pagos	Inscripción, organización de clases, control de asistencia, cobros, certificados y comunicación con la familia.
Del acudiente: nombre, documento, parentesco, teléfono y correo	Autorizar la inscripción, recibir cobros y comunicaciones de la academia.
Datos de salud (sensibles, opcionales): grupo sanguíneo, EPS, condiciones médicas y alergias	Únicamente atender al alumno en caso de emergencia. Solo con autorización expresa y separada; no entregarlos no impide la inscripción.
Imagen (opcional): fotografías y videos en clases, torneos y eventos	Página web, redes sociales y material de la academia, solo con autorización expresa y separada.
Formularios de contacto: nombre, correo, teléfono y mensaje	Responder la consulta.

3Datos de niños, niñas y adolescentes

Tratamos datos de menores de edad respetando su interés superior y sus derechos fundamentales (art. 7 de la Ley 1581). La autorización la da su madre, padre o representante legal, que queda identificado con su documento. Según su madurez, el menor es informado de la actividad y se tiene en cuenta su opinión.

4Autorizaciones y su prueba

Pedimos tres autorizaciones por separado y sin opción marcada de antemano:

Tratamiento de datos: necesaria para inscribirse.
Datos de salud: opcional, solo para emergencias.
Uso de imagen: opcional.

Como prueba de cada autorización (art. 9) guardamos la fecha, la hora, la dirección IP, el navegador y la versión del texto aceptado. Puedes revocarlas en cualquier momento.

5Tus derechos

Como titular o representante del menor puedes:

Conocer, actualizar y rectificar los datos.
Pedir prueba de la autorización.
Saber qué uso se les ha dado.
Revocar la autorización o pedir que se borren, si no hay un deber legal de conservarlos.
Acceder gratis a tus datos.
Quejarte ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de agotar el trámite con nosotros.

Artículo 8 de la Ley 1581 de 2012.

6Consultas y reclamos

Escríbenos a academia@pupilochess.com o usa el formulario de contacto (asunto «Datos personales»). Indica el nombre del alumno, tu nombre y documento, lo que solicitas y, si es un reclamo, los hechos y documentos que lo soportan.

Consultas (art. 14)10 días hábiles Prorrogables hasta 5 días hábiles más, informándote el motivo.

Reclamos: corrección, actualización, supresión o incumplimiento (art. 15)15 días hábiles Prorrogables hasta 8 días hábiles más, informándote el motivo.

Si el reclamo está incompleto, te pediremos completarlo dentro de los 5 días siguientes; si pasan dos meses sin respuesta, se entiende desistido.

Hacer una consulta o reclamo

7Cuánto tiempo conservamos los datos

Datos de salud	Mientras el alumno esté activo; se eliminan 30 días después de su retiro.
Datos de inscripción y contacto	Mientras el alumno esté activo y un año más; después se anonimizan.
Pagos y asistencias que soportan cobros	10 años (plazo contable).
Fotografías y videos	Mientras la autorización esté vigente.
Mensajes de contacto	Un año.

8Seguridad

Los documentos de identidad y las fotos se guardan fuera de las carpetas públicas del sitio y solo los ve el personal autorizado, que entra con contraseña y verificación en dos pasos. Las comunicaciones con el sitio van cifradas (HTTPS).

9Encargados y transferencias

El sitio y el correo se alojan con Hostinger, que puede almacenar datos fuera de Colombia con medidas de protección adecuadas. No vendemos ni cedemos los datos a terceros.

10Vigencia

Esta política (versión 1.1, del 2 de octubre de 2026) rige desde su publicación en este sitio y mientras la academia trate datos personales. Si cambia de forma importante, la publicaremos aquí y avisaremos a los acudientes por correo.